Le SOPAQ

Vous répondez à un appel d’offres et devez rédiger un schéma organisationnel d’un plan assurance qualité (SOPAQ) 😲. D’où votre venue sur cet article. Vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, on vous explique tout ce que vous devez savoir sur le SOPAQ : fonction, objectif plan, contenu… En bonus, un échantillon gratuit 🎁 de notre SOPAQ en fin d’article.

Comprendre le SOPAQ

Avant de rentrer dans le détail et construire, ensemble, un SOPAQ, il s’agira d’en comprendre le rôle, la fonction.

Le schéma organisationnel du plan d’assurance qualité

Lorsque vous répondez à un appel d’offres, l’acheteur est tout à fait en droit de vous demander la rédaction d’un SOPAQ. L’objectif de ce dernier est simple : expliquer à l’acheteur les mesures à prendre pour atteindre le niveau de qualité attendu par ce dernier.

Pour ce faire, vous détaillerez les dispositions d’organisation et de contrôle qualité à mettre en œuvre pour la réalisation des ouvrages.

Le SOPAQ sert de base à l’élaboration d’un plan d’assurance qualité (PAQ). Ce dernier est généralement élaboré conjointement avec la maîtrise d’ouvrage ou la maîtrise d’œuvre.

Quel plan pour votre PAQ ?

Le SOPAQ constituant la base d’un PAQ, les 2 documents aborderont les mêmes thématiques. Vous me direz, quelle est la différence alors 🧐 ? Le PAQ sera bien plus précis puisqu’un travail collaboratif s’opérera avec la maîtrise d’ouvrage et ou la maîtrise d’œuvre pour approfondir les éléments du SOPAQ.

Pour vous aider, vous trouverez ci-dessous les différentes thématiques à aborder au sein de votre SOPAQ :

1. Les engagements du titulaire,
2. Les coordonnées de l’entreprise,
3. L’organisation de la société,
4. Les produits utilisés,
5. La gestion des stocks,
6. Les process qualité,
7. Les mesures d’hygiène, de santé, de sécurité,
8. La gestion documentaire.

Rentrons maintenant dans le vif du sujet et développons chacune de ces parties 👇 :

Comment rédiger un SOPAQ ?

Nos SOPAQ sont d’ores et déjà rédigés pour faciliter grandement leur rédaction et ainsi vous permettre de gagner en temps et en efficacité. Ils conviennent à tous les métiers de gros œuvre (démolition, charpente, VRD…) ou de second œuvre (peinture, plomberie, électricité…).

Pour le présent exemple de SOPAQ, prenons l’étude de cas suivante : vous êtes une entreprise de plomberie CVC située dans le département de la Gironde (33) et répondez à un appel d’offres. Dans ce dernier, il vous est demandé de remettre un schéma organisationnel d’un plan assurance qualité. Faisons l’exercice ensemble pour plus de facilité ✅.

Prenez connaissance du DCE

La première chose à faire lorsque l’on répond à un marché public est de lire le dossier de consultation des entreprises (DCE). Alors bien sûr, il y a des documents plus importants que d’autres.

C’est le cas, notamment, du règlement de la consultation (RC) et du cahier des clauses techniques particulières (CCTP). C’est d’ailleurs précisément dans le RC, qu’il peut vous être demandé de fournir, dans votre offre, un SOPAQ.

Pensez-y : Si l’acheteur vous demande un SOPAQ dans son règlement de la consultation, vérifiez s’il vous communique, ou non, une trame ou un plan.

Ensuite, allez à la pêche aux informations et relevez dans le CCTP les éléments inhérents aux attendus qualitatifs : process de contrôles, finitions recherchées, matériaux à utiliser… Rassembler ces éléments au sein d’un fichier, ils nous seront utiles pour la suite 🤓.

Notez également que certains de ces éléments peuvent se retrouver au sein du cahier des clauses administratives particulières (CCAP).

Reprenez certains de vos documents internes

On a tous la fâcheuse tendance à mettre de côté ce que nous avons fait hier sans jamais y revenir. Grave erreur, surtout lorsque l’on pratique l’exercice périlleux des réponses aux appels d’offres.

Vous allez donc mettre la main sur les documents suivants : mémoire technique, dossier de candidature, modes opératoires, process de contrôle… Tout ce qui se trouve dans ces documents pourra nous être d’une grande utilité.

Repartez d’un modèle de SOPAQ

Ne refaites JAMAIS un travail réalisé au préalable. Raison pour laquelle, nous vous conseillons de garder précieusement votre exemple de SOPAQ. Pour télécharger un échantillon 🎁 de notre schéma organisationnel du plan d’assurance qualité, vous pouvez compléter le formulaire que vous trouverez à la fin de notre article 👇.

Comment rédiger votre SOPAQ ?

Avant de débuter la lecture de cette partie, pensez à vous munir de votre trame de SOPAQ. Elle sera utile pour compléter les différentes parties qui vont suivre ✅.

Engagements & présentation

Il s’agit là des 2 premières parties de votre SOPAQ. Dans la première, l’idée est de présenter les documents de référence applicables au SOPAQ, la procédure d’évolution que vous mettez en œuvre pour ce document ainsi que votre engagement à le respecter en cas d’attribution du marché public. Simple formalisme donc pour débuter.

Ensuite, et dans la deuxième partie, vous devrez indiquer des informations telles que :

• Les coordonnées de votre entreprise (dénomination sociale, adresse, téléphone, mail…) ;
• L’effectif présent sur site,
• La date et la durée du marché.

Si vous sous-traitez ou co-traitez, pensez également à indiquer les contrôles que vous exercez auprès de vos partenaires.

Pensez-y : Vous répondez en groupement ou en sous-traitance à un marché public ? Indiquez dans votre SOPAQ toutes les informations inhérentes à vos partenaires.

Enfin, présenter vos certificat qualité, nommez un responsable qualité interne et identifier, si besoin, un organisme externe de contrôle.

Vous venez donc de finir les 2 premières parties de votre schéma organisationnel d’un plan assurance qualité, good job ! 🥳

L’organisation sur le chantier

Ici, faites simple. Nous en revenons d’ailleurs à notre principal conseil : repartez d’un travail d’ores et déjà réalisé. Reprenez les informations inscrites dans votre mémoire technique : organigramme du personnel affecté sur le chantier, identification des agents présents sur le chantier (qualification, diplômes, années d’expérience, CV…).

Pensez à nommer un interlocuteur unique, bien souvent le responsable qualité 👷‍♂️ dédiée au chantier.

La gestion des stocks & les matériaux

Vous avez une partie très simple : la gestion des stocks. Expliquer à l’acheteur public que vous procédez, et ce pour chaque marché remporté, à la tenue d’un stock de sécurité pour certains produits 🛠.

Pour notre exemple concernant l’entreprise de plomberie, il peut s’agir de produits courants comme des tubes, des raccords, des collecteurs, des vannes, des flexibles de raccordement… Cela rassurera l’acheteur quant à la disponibilité de certaines fournitures utiles pour l’exécution des travaux.

Concernant la deuxième, à savoir les matériaux, c’est un petit peu plus complexe. Il va falloir que vous repartiez du CCTP et des attentes en la matière, pour expliquer vos choix en termes de matériaux.

Cette partie est d’autant plus importante dans un contexte de pénurie de certains matériaux.

Les process qualité

C’est le cœur de votre SOPAQ. Cette partie a pour objectif de détailler votre processus qualité, tant dans le cadre de votre activité que du chantier à réaliser.

Je vous invite donc à détailler les éléments suivants :

• Procédure de contrôles et d’évaluation,
• Plan de contrôle,
• Gestion des non-conformités,
• Processus de réception et de levée des réserves,
• Dossiers des ouvrages exécutés (DOE)…

Pour vous donner un exemple précis, les procédures de contrôles et d’évaluation peuvent expliquer la manière dont vos moyens humains sont chargés de contrôler les travaux. Le rôle de vos encadrants (conducteur de travaux, économiste de la construction, chef de chantier…) seront importants.

Pensez-y : N’hésitez pas à décomposer votre chantier par mode opératoire et à y affecter la liste des intervenants / contrôles internes / externes.

Ne négligez surtout pas cette partie. Elle est vitale pour votre SOPAQ. À ce titre, vous pouvez ajouter vos certificats qualité comme des QUALIBAT ou ISO si vous en avez.

La gestion documentaire

Dans cette dernière partie, vous préciserez la manière dont vous nommerez, trierez et enverrez les différents documents inhérents au marché public auquel vous répondez.

Nous avons fait le tour du sujet. Pensez à télécharger notre modèle gratuit 🎁 de SOPAQ en remplissant le formulaire que vous trouverez ci-dessous. Et bien sûr, si vous avez la moindre questions, n’hésitez pas, nous serons ravi de pouvoir vous aider.